如何做好醫(yī)藥零售行業(yè)的倉儲管理-什么是發(fā)運訂單？如何保證藥品安全、準確出庫?
第二章：如何做好醫(yī)藥零售行業(yè)的倉儲管理-什么是發(fā)運訂單？如何保證藥品安全、準確出庫?
講師：黃士杰
藥品倉庫需要遵守GSP對醫(yī)藥批發(fā)企業(yè)的管理規(guī)范，其中出庫環(huán)節(jié)需按照GSP“第十二節(jié) 出庫”保證藥品按照銷售記錄及時、準確出庫。
一、案例名稱
如何保證藥品安全、準確出庫?
二、重點提要
1.如何保證藥品安全、準確出庫?
2. 特殊藥品出庫的作業(yè)重點
3. 藥品拼箱發(fā)貨需要注意的地方
4. 如何應對新藥鋪貨?
5. 了解直調(diào)藥品出庫管理
三、案例
1、案例描述
某醫(yī)藥零售企業(yè)上海分公司在上海有近30家門店，上海分公司下醫(yī)藥物流中心B負責對上海各家門店進行藥品配送，其藥品出庫峰值達到10000箱，藥品出庫差錯率控制在0.01%以內(nèi)。出庫作業(yè)分為整箱出庫和拆零拼箱出庫。
藥品倉庫按照出庫單進行揀貨，并對待出庫藥品進行數(shù)量、質(zhì)量復核，復核無誤后進行打包發(fā)貨。管理重點在于規(guī)范作業(yè)，確保出庫藥品符合質(zhì)量標準，杜絕不合格藥品流出，并保證藥品出庫準確性。在庫藥品應按照“先產(chǎn)先出”“近效期先出”“按批號發(fā)貨”原則出庫。
圖2.3.1 藥品出庫流程
2、案例分析
保證藥品安全、準確出庫
1)藥品出庫應遵循“先產(chǎn)先出”“近效期先出”“按批號發(fā)貨” 的原則
上海分公司下醫(yī)藥物流中心B使用的是庫存“近效期先出”或按批號出庫的規(guī)則，以近效期先出為基礎(chǔ)，然后考慮按批號發(fā)貨。
一般在藥品發(fā)貨過程中，應按照藥品批號集中發(fā)貨并進行出庫質(zhì)量復核，保證發(fā)出藥品能夠按照批號進行準確的追蹤，必要時可將售出藥品及時，完整、準確地召回。
倉庫在根據(jù)門店訂單進行庫存批次配貨時，應將發(fā)貨藥品的批號盡量集中，盡量減少同一品種在同一筆發(fā)貨的批號數(shù)，提高有效的質(zhì)量保證，降低質(zhì)量追溯難度。
當然，也有個別門店在要貨時特別要求某藥品的某批次，那么需要單獨揀貨出庫。
2)有效降低出庫差錯
上海分公司下醫(yī)藥物流中心B出庫復核的差錯率在0.01%，是非常低的差錯率。醫(yī)藥物流中心進行藥品出庫時要特別注意作業(yè)的準確性，降低藥品出庫過程的差錯。
引起出庫差錯的主要原因 是：
復核員沒有按照出庫復核單逐項、逐批次復核，嚴格把關(guān);
倉管員對入庫藥品未及時準確上架和按批號存放，造成不同批號或生產(chǎn)廠家的藥品混放，使得發(fā)貨產(chǎn)生差錯;
發(fā)運訂單沒有說明清楚詳細出庫要求或藥品批次、廠家要求等;
出庫配貨時，訂單員沒有關(guān)注某些門店提出的特別附加出庫要求，比如只要某廠商的某藥品，或者某批次的藥品，或者某個有效期之前的藥品等。
對于出庫差錯有效的應對措施 是：
規(guī)范發(fā)運訂單的書寫信息，要求ERP提供或銷售人員、開單人員填寫詳細的要貨信息;
倉管員對庫存信息要準確，保證上架時上架信息準確，建議熟練RF上架;不允許混品類、混批次存放;
庫存要定期清點、整理;
3)重點保證出庫復核質(zhì)量
復核員在拿到揀貨出來的商品，按出庫復核單復核實物，進行數(shù)量、藥品SKU、批次的核對以及質(zhì)量檢查，并做好復核記錄。
出庫復核需要把握的要點 是：
整箱藥品的復核，要注意包裝的完好性;
拆零拼箱藥品需要對照出庫單對所涉及藥品逐SKU、逐批號進行復核;復核無誤后，需要在拼箱內(nèi)附拼箱單，然后封箱并貼上醒目的拼箱標記，防止發(fā)貨差錯;
復核通過后，出具出庫復核記錄，并由復核人簽名或蓋章;
特別的，對于對溫濕度有特別要求的藥品應該在最短時間內(nèi)復核發(fā)貨，并采取降溫、防寒等措施。
復核時如果發(fā)現(xiàn)以下問題停止發(fā)貨 ：
藥品包裝內(nèi)有異常響動或液體滲漏;
外包裝出現(xiàn)破損、封口不牢、襯墊不實、封條嚴重損壞等現(xiàn)象;
包裝標識模糊不清、污染、脫落;
藥品已超出有效期;
懷疑質(zhì)量變化的品種;
受到環(huán)境污染的藥品，比如蟲蛀、鼠咬懷疑的藥品;
藥監(jiān)部門通知暫停銷售的品種。
4)規(guī)范包裝，保證藥品安全
包裝員在進行藥品包裝時要注意：
液體藥品不要同固體藥品混裝;
易揮發(fā)、易污染、易破碎藥品不應與一般藥品混裝;
藥品拼箱后的包裝要完整、牢固、無積壓、無松動;
需冷藏藥品不準與其他藥品拼箱，要單獨裝入冷藏箱內(nèi);
如果門店需求中涉及對于藥品拼箱包裝的有關(guān)要求，需要特別對待。
5)各崗位各盡其責
藥品發(fā)貨作業(yè)涉及訂單員、揀貨員、復核員、包裝員、發(fā)貨員等多個崗位人員，各崗位各盡其責。
訂單員負責獲取各門店貨主提交的發(fā)運訂單，并生成出庫單，下發(fā)揀貨任務(wù)給揀貨員;
揀貨員使用RF 掃描訂單號，按訂單進行揀貨操作;
復核員將揀下來的貨進行復核，并使用RF復核確認操作，并交接給發(fā)貨員;
包裝員需要按照藥品的特性要求進行規(guī)范包裝，特別是藥品拼箱后的包裝;
發(fā)貨員進行打包、稱重，并將貨物與隨貨同行單一起交給配送單位，其中隨貨同行單必須加蓋企業(yè)藥品出庫專用章。
什么是發(fā)運訂單？發(fā)運訂單是貨主對倉庫中存儲的產(chǎn)品，給予的出貨要求文件。它記錄所要求出庫發(fā)運的每種商品的數(shù)量和每次送貨的目的地，以及其他附加出庫要求。發(fā)運訂單是出庫流程中必不可少的操作依據(jù)，可以通過不同方式來創(chuàng)建。
特殊管理藥品的出庫復核重點
上海分公司下醫(yī)藥物流中心B存儲的藥品包括一些含麻黃堿類復方制劑(比如復方甘草片、復方福爾可定口服液)、胰島素類制劑等，這些都屬于特殊管理的藥品。特殊管理的藥品在出庫時需要雙人復核，出庫單和復核記錄上必須二人核對簽字。
藥品拆零拼箱作業(yè)要點
1)拆零拼箱作業(yè)流程解析
圖2.3.2 藥品拆零銷售登記表
揀貨員根據(jù)拼箱揀貨單進行揀貨，并將拆零藥品送至專門的拼箱工作臺;
包裝員要根據(jù)拼箱單將需要裝箱的多個不同藥品進行包裝，清點數(shù)量，放入包裝箱內(nèi);
復核員要按出庫單內(nèi)容逐項核對藥品的品名、規(guī)格、批號、有效期、生產(chǎn)企業(yè)、數(shù)量等，并檢查藥品質(zhì)量、包裝;
核對無誤后，復核員封箱并貼上拼箱標簽，并簽字或蓋章 。
2)拆零作業(yè)需要注意的地方
拆零藥品應在零貨區(qū)進行;
拆零藥品必須逐筆進行，一種藥品拆零完畢后進行另外一種藥品的拆零;
拆零作業(yè)時需要對整箱內(nèi)藥品品類、數(shù)量、規(guī)格、外觀進行確認，無異常方可拆零。
3)拼箱作業(yè)需要注意的地方
應盡量將同一品種的不同批號或規(guī)格的藥品拼裝到同一個拼箱內(nèi) ;
液態(tài)藥品不得與固體藥品拼箱;
需冷藏藥品不允許與一般藥品拼箱;
易串味、相互容易發(fā)生化學反應、標志相近等藥品應分開拼箱;
拼箱完畢后，內(nèi)附拼箱單，封箱口，粘貼拼箱標志;
拼箱單上詳細注明藥品名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、批號與數(shù)量，做到準確無誤。
如何應對新藥鋪貨？
所謂鋪貨就是在限定時間內(nèi)把藥品擺進藥店柜臺銷售。新藥鋪貨的特點就是以最快的速度，在第一時間把貨上架到所有門店進行銷售。一般新藥鋪貨由采購部發(fā)起，倉儲部門配合，門店管理部執(zhí)行。
面對新藥的快速鋪貨，往往需要倉庫的越庫管理 。即：貨物從進貨月臺進貨后，直接到出貨月臺至配送貨車上出貨，沒有入庫、儲存、揀貨等作業(yè)。越庫作業(yè)有下列優(yōu)點：
減少入庫、儲存、揀貨等作業(yè)的時間，加快商品的流通速度;
減少固定成本，減少倉儲設(shè)施與倉庫空間，減少固定成本投入;
減少入庫理貨費、儲保費和出庫理貨費等成本，減少變動成本。
直調(diào)藥品出庫管理
一般藥品零售企業(yè)在門店與門店之間存在著直調(diào)模式（企業(yè)內(nèi)部稱為調(diào)撥） ，一般由兩家門店線下提前溝通，然后發(fā)起調(diào)撥申請，門店管理部審批，被調(diào)撥門店收到調(diào)撥單后執(zhí)行，具體到每家企業(yè)可以根據(jù)情況指定本企業(yè)具體的直調(diào)流程，系統(tǒng)保存記錄時間為5年即可。需要注意的是：門店店間直調(diào)撥要有門店管理部進行審核批準，被調(diào)撥門店要同意直調(diào)，然后生成直調(diào)單，門店庫存減少，門店藥師按直調(diào)單將相關(guān)藥品進行復核打包，待配送中心收貨送達直調(diào)門店。
3、能力拓展
復核員崗位職責
按照出庫單逐品逐批核對出庫藥品的品名、規(guī)格、批號、數(shù)量等;
認真檢查藥品質(zhì)量、包裝是否完好、標志是否清晰，保證出庫藥品質(zhì)量;
做好復核記錄。
包裝員崗位職責
對復核員復核過的商品根據(jù)公司規(guī)定要求進行逐單打包;
打包過程中，包裝員需特別注意商品對包裝材料中否有要求，根據(jù)商品進行合理包裝，預防因包裝問題導致商品損壞;合理使用包裝材料，不得混用快遞裝袋;
打包過程中，包裝員需仔細檢查商品及外包裝是否有破損情況，如果發(fā)現(xiàn)問題，需及時上報處理;
針對打包好的商品，包裝員必須貼好快遞面單，注意封口，要符合快遞發(fā)運要求;
包裝員需將已打好的快遞包裹按順序擺放，做好稱重前期工作;
包裝員在每天下班前需做好本區(qū)域的衛(wèi)生管理工作。
分揀員崗位職責
根據(jù)配貨單，分揀員需嚴格按公司規(guī)定要求進行準確、按時完成分配的揀貨任務(wù)，對揀貨的準確性負責;
揀貨過程中，分揀員如果發(fā)現(xiàn)批號、規(guī)格等異常時，需及時向倉庫管理人員上報;
揀貨過程中，分揀員需愛護揀貨工具(推車)，保證揀貨區(qū)整潔衛(wèi)生;
分揀員需積極參加公司組織培訓，不斷探索提高配貨準確率及工作效率，對作業(yè)流程優(yōu)化提出建議，按時高效完成揀貨任務(wù)。
四、考核試題
1. 開放性試題
描述下拆零拼箱作業(yè)要點。
2. 客觀性試題
單選題
門店之間的藥品調(diào)撥是從門店直接發(fā)貨給調(diào)貨門店的嗎?
A 對 B 錯
多選題
在庫藥品應按照什么規(guī)則出庫?
A 先產(chǎn)先出 B近效期先出 C按批次發(fā)貨 D 按訂單號發(fā)貨
判斷題
應盡量將同一品種的不同批號或規(guī)格的藥品拼裝到同一個拼箱內(nèi);
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